2012 - 2013 Türkiye Kulüpler Satranç Şampiyonasında yarışacak tüm takımların akreditasyon işlemelerini gerçekleştirmesi gerekmektedir. Akreditasyon işlemleri 30 Haziran 2013 Pazar günü saat 09.00 - 24.00 arasında Pamukkale Üniversitesi Kredi Yurtlar Kurumu Müdürlüğü girişinde, 01 Temmuz 2013 Pazartesi günü 08.30 - 15.30 arasında Vali Recep Yazıcıoğlu Spor Salonunda yapılacaktır. Takımların akreditasyon işlemlerine kafile olarak, eksiksiz gelmesi gerekmektedir. Akreditasyon kartlarının kaybolması durumunda her tur başlangıcından bir saat önce spor salonunda kurulacak olan federasyon masasında 30 TL karşılığında kartlar yeniden düzenlenebilecektir.

Şampiyonanın teknik toplantısı 01 Temmuz 2013 Pazartesi günü saat 10.30'da Pamukkale Üniversitesi Kredi Yurtlar Kurumu Öğrenci Yurtları Sosyal Tesisleri Konferans Salonu'nda gerçekleşecektir. Kulüp kaptanının veya kafile sorumlusunun katılımının zorunlu olduğu teknik toplantıda, turnuva başhakemi tarafından yönetici kartları ve çevrim içi kayıt sistemi kullanıcı şifresi kulüp sorumlusuna teslim edilecektir.